Profesionální zastupování vašeho domu:

Nemáte předsedu SVJ? Nebo hledáte někoho, kdo převezme odpovědnost za vedení a zastupování společenství vlastníků? Nabízíme službu externího předsedy SVJ, který zajistí profesionální výkon funkce a každodenní komunikaci s vlastníky, správcem, dodavateli, úřady i dalšími subjekty. Externí předseda představuje praktické řešení pro SVJ, která nemají vlastníka ochotného nebo časově schopného převzít odpovědnost za vedení společenství. Stejně tak může být vhodným řešením pro domy, kde současný výbor či předseda již nechce funkci dále vykonávat. Cílem není pouze formální obsazení funkce. Externí předseda přebírá konkrétní odpovědnost za výkon statutární funkce a zajišťuje, aby se záležitosti SVJ řešily průběžně, řádně a s potřebnou návazností.

Co externí předseda zajišťuje

Zastupování SVJ

• zastupování SVJ navenek v rozsahu stanoveném právními předpisy a stanovami,
• jednání se správcem, dodavateli, servisními firmami, úřady a dalšími subjekty,
• podepisování dokumentů a smluv v rozsahu oprávnění statutárního orgánu,
• zajištění běžné administrativy související s výkonem funkce,
• řešení požadavků a záležitostí, které vyžadují jednání jménem SVJ.

Komunikace s vlastníky

• průběžná komunikace s vlastníky jednotek,
• přijímání a vyhodnocování podnětů týkajících se domu,
• informování vlastníků o důležitých záležitostech a přijatých rozhodnutích,
• řešení běžných provozních a organizačních problémů,
• zajištění návaznosti mezi požadavky vlastníků a jejich praktickým řešením.

Nejde pouze o předávání zpráv. Důležité je především prověřit, co je potřeba udělat, určit další postup a zajistit, aby se záležitost skutečně posunula k vyřešení.

Dohled nad hospodařením SVJ

Externí předseda dohlíží na hospodaření společenství a kontroluje, zda jsou finanční prostředky SVJ využívány v souladu s přijatými rozhodnutími a účelem společenství.

V praxi se jedná například o:

• kontrolu pravidelných plateb a nákladů spojených s provozem domu,
• dohled nad fakturami a objednanými službami,
• kontrolu plnění smluvních závazků,
• komunikaci s účetní nebo ekonomickým správcem,
• přípravu podkladů pro rozhodování vlastníků o významnějších výdajích,
• sledování plánovaných oprav a investic z pohledu jejich financování.

Externí předseda nenahrazuje účetní ani odborného správce. Jeho úkolem je především zajistit, aby jednotlivé činnosti na sebe navazovaly a aby měl statutární orgán o hospodaření SVJ potřebný přehled.

Dohled nad správou a provozem domu

Součástí výkonu funkce je také dohled nad tím, zda je dům řádně provozován a zda jsou řešeny jeho běžné technické a provozní potřeby.

Může jít například o:

• závady ve společných prostorách,
• poruchy technických zařízení domu,
• revize a pravidelné kontroly,
• údržbu společných částí,
• řešení havárií,
• reklamace vad a nedostatků,
• koordinaci oprav,
• kontrolu termínů a plnění objednaných prací.

Pokud je problém nahlášen vlastníkem nebo správcem, cílem není pouze jeho zaevidování, ale zajištění dalšího konkrétního postupu – od zjištění příčiny přes objednání potřebné služby až po kontrolu, zda byla závada odstraněna.

Koordinace se správcem nemovitosti

Pokud SVJ využívá externího správce, externí předseda zůstává statutárním orgánem, který za SVJ jedná a dohlíží na činnost správce.

Zajišťujeme například:

• předávání požadavků a rozhodnutí SVJ správci,
• kontrolu plnění dohodnutých úkolů,
• vyhodnocování problémů, které správce řeší,
• komunikaci při změnách smluv nebo rozsahu poskytovaných služeb,
• kontrolu návaznosti mezi technickou, účetní a administrativní správou domu.

SVJ tak není odkázáno pouze na to, že správce jednotlivé záležitosti vyřídí. Předseda má možnost kontrolovat jejich průběh a vyžadovat jejich řádné dokončení.

Komunikace s dodavateli a servisními společnostmi

Externí předseda může za SVJ jednat také s dodavateli služeb a servisními společnostmi.

Typicky se jedná o:

• servis výtahů,
• revize elektroinstalace a dalších technických zařízení,
• úklid společných prostor,
• servis a údržbu technologií domu,
• opravy střech, fasád nebo společných prostor,
• řešení havárií,
• reklamace provedených prací,
• vyžádání nabídek na plánované opravy.

U významnějších oprav je přitom důležité nejen zajistit jejich objednání, ale také porovnat nabídky, ověřit rozsah prací, pohlídat termíny a následně zkontrolovat splnění objednaného rozsahu.

Příprava a realizace rozhodnutí vlastníků

Vlastníci jednotek rozhodují o řadě důležitých záležitostí týkajících se domu. Úkolem předsedy je následně zajistit, aby přijatá rozhodnutí nezůstala pouze v zápisu ze schůze.

Zajišťujeme proto zejména:

• přípravu podkladů pro rozhodování vlastníků,
• komunikaci s dodavateli a odborníky,
• zajištění cenových nabídek,
• organizační přípravu schválených oprav,
• koordinaci jednotlivých kroků,
• průběžnou kontrolu plnění přijatých rozhodnutí.

Rozhodnutí vlastníků tak nekončí okamžikem hlasování. Následuje jeho praktická realizace a kontrola výsledku.

Organizace schůzí a podkladů

Podle rozsahu sjednané služby může externí předseda zajišťovat také organizační část spojenou s jednáním vlastníků, zejména:

• přípravu programu jednání,
• shromáždění potřebných podkladů,
• komunikaci s vlastníky před jednáním,
• přípravu návrhů usnesení,
• zajištění návazných kroků po přijetí rozhodnutí,
• dohled nad splněním úkolů uložených statutárnímu orgánu.

Proč externí předseda?

Výhodou externího předsedy je především nezávislost na jednotlivých vlastnících. Funkci nemusí přijímat vlastník, který na ni nemá čas, zkušenosti nebo jednoduše nechce nést odpovědnost za správu společného majetku.

Externí předseda může být vhodným řešením například tehdy, když:

• se SVJ nedaří dlouhodobě obsadit funkci předsedy,
• dosavadní předseda chce svou funkci ukončit,
• mezi vlastníky vznikají spory o vedení domu,
• vlastníci nemají čas zabývat se provozem a administrativou SVJ,
• SVJ potřebuje sjednotit komunikaci se správcem a dodavateli,
• dům čeká větší oprava nebo investice,
• je potřeba nastavit systematičtější způsob řízení domu.

Externí předseda přitom nepřebírá rozhodování, které náleží shromáždění vlastníků. Rozhodnutí v působnosti vlastníků zůstávají na nich. Úkolem předsedy je zajistit výkon statutární funkce, připravit potřebné podklady, jednat jménem SVJ v příslušném rozsahu a následně zajistit realizaci schválených kroků.

Nezastupujeme vlastníky jen na papíře.

Smyslem služby je převzít konkrétní odpovědnost za výkon funkce a zajistit, aby měl dům svého funkčního statutárního zástupce, který komunikuje s vlastníky, správcem a dodavateli, sleduje řešení jednotlivých záležitostí a dohlíží na plnění přijatých rozhodnutí. Chceme, aby se problémy v domě řešily včas, měly svého odpovědného řešitele a nezůstávaly bez reakce pouze proto, že se jim nikdo nechce nebo nemůže věnovat. Potřebujete obsadit funkci předsedy SVJ nebo hledáte změnu ve způsobu vedení vašeho domu? Kontaktujte nás a probereme konkrétní rozsah služby podle potřeb vašeho SVJ.